Que faire quand un texte est mal écrit, redondant et hors sujet, mais qu'on est obligé d'en prendre connaissance ?

J'ai donné beaucoup de formations dans des organismes parapublics devant tenir des audiences publiques recueillant les avis de groupes ou de citoyens sur des dossiers litigieux, comme le BAPE et la Régie de l'Énergie. Les commissaires se plaignaient de recevoir parfois des mémoires pas toujours pertinents, aux nombreuses digressions et souvent incohérents écrits par des représentants de groupe ou des individus peu soucieux de rigueur, qu'on pourrait qualifier d'excentriques.

Dans ces conditions, l'objectif de lecture devrait être: Quelles sont les parties du mémoire qui sont pertinentes ? Puis le texte est parcouru en écrémage. Quand la section ou le paragraphe apparaît pertinent, on le lit en entier. On se met des points de repère et on se fabrique sa propre table des matières.* Comme ce genre de document peut être interprété de bien des façons et être consommateur de temps, il est extrêmement important de se donner une limite de temps.

Il faut préciser que, d'une part, à l'impossible nul n'est tenu : lorsqu'un texte est confus ou inapproprié dans le contexte, on ne peut pas exiger du lecteur qu'il le comprenne ou en retienne l'argumentaire défaillant. Je crois qu'il est dans les limites du raisonnable pour un représentant des services publics de montrer du respect envers les intervenants de ces organismes en prenant connaissance minimalement du document, mais on ne peut exiger de lui qu'il ait compris et retenu tous les aspects. D'autre part, les personnes qui produisent de tels textes n'ont généralement pas plus de cohérences lorsqu'elles discutent. Elles ont plus besoin d'être écoutées que d'entendre une réponse à leurs doléances. À ce moment, si vous êtes en mesure de leur démontrer que vous avez lu ne serait-ce qu'une partie du texte et que vous avez fait un effort de compréhension, je crois qu'on peut estimer que vous avez accompli votre devoir au meilleur de vos moyens.

Je dois ajouter que plusieurs des mémoires qu'on m'a fait voir étaient totalement hors sujet. Ils donnaient l'impression qu'un texte quelconque avait été déposé afin de gagner le droit d'être entendu lors des audiences ou dans le but de pouvoir inscrire dans un rapport d'activités qu'un mémoire avait été déposé. Dans ces cas, un survol rapide permet de détecter le stratagème, d'écarter les textes bidon et de gagner beaucoup de temps.

*Ces stratégies sont approfondies lors de la partie «lecture dynamique» de mon séminaire.